Własna firma – jak uniknąć błędów początkującego przedsiębiorcy

Skoro czytasz ten artykuł, tzn. że zastanawiasz się nad założeniem własnej firmy lub rozkręceniem własnego biznesu on-line. Samo założenie firmy aktualnie jest dość proste i można to zrobić nawet on-line.

W tym artykule chcę Ci zwrócić uwagę na kilka innych kwestii, które w moim przypadku dały znać podczas 9 lat działalności gospodarczej, a niekoniecznie są takie oczywiste na starcie. Dzięki moim wskazówkom już na starcie uchronisz się od błędów, na które początkujący przedsiębiorcy kompletnie nie zwracają uwagi, a później może to być dla Ciebie problem.

1. Wybór nazwy dla własnej firmy

Wybór nazwy firmy jest najważniejszym momentem przed startem początkującego przedsiębiorcy. Powinna być ona prosta, łatwo wpadać w ucho i być stosunkowo krótka, najlepiej jednowyrazowa (maksymalnie 3 wyrazy). Poza tym powinna być unikalna oraz pozbawiona konotacji negatywnych (np. gniot, lipny, czy fart – w języku angielskim fart oznacza pierdnięcie, smrodzić). Dlatego zastanów się również na jakie rynki będziesz głównie kierował swoje produkty i usługi, aby nie mieć takich przykrych niespodzianek i tracić przez nazwę firmy klientów.

Jeśli ma to być rynek Polski, najlepiej jeśli nazwa nie zawiera wyrazów obcojęzycznych, które inaczej się czyta, a inaczej się pisze. Ja o tym nie pomyślałem i już pierwszego dnia się przekonałem, jaki to może być problem! Kupowałem kilka rzeczy do biura i po dokonaniu zapłaty udałem się w stronę Biura Obsługi Klienta w celu otrzymania faktury. Ponieważ nie robiłem w tym sklepie wcześniej zakupów i nie widniałem jeszcze w bazie, Pani w okienku musiała wprowadzić moje dane. Z dumą wypowiedziałem nazwę firmy, po czy zobaczyłem wielkie zdziwienie i zakłopotanie kobiety, która nie wiedziała jak zapisać nazwę w systemie (moja firma to EATNET – czyt. itnet, więc sam rozumiesz) 🙂 Z podobną sytuacją spotykam się za każdym razem, gdy jestem w nowym sklepie, czy na stacji benzynowej i chcę otrzymać fakturę.

Dlatego teraz mam ze sobą wizytówkę, która „w pewien sposób” rozwiązuje problem i dostarcza niezbędnych informacji. Natomiast pojawia się on za każdym razem, gdy mówię nazwę swojej firmy, czy podaję adres stron www. Przecież klient, któremu przekażę adres strony przez telefon może zapisać ją np. jako itnet.pl zamiast eatnet.pl (aktualnie literuję już tą nazwę, aby nie było pomyłek). Różnica jest znacząca i przez to mogę tracić klientów. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby sprawdzić i wykupić wolne domeny, natomiast jeśli masz jeszcze wybór jaką nazwę dla własnej firmy wymyślić, to zwróć uwagę jak się ją wymawia i czy nie będzie problemu przy jej przekazywaniu innym. Możesz zrobić szybki test – zapytaj 10 swoich znajomych jak zapisaliby Twoją nazwę firmy i zobaczysz czy robią to poprawnie, czy jednak gdzieś pojawia się problem!

2. Logo firmy i identyfikacja wizualna

Skoro zakładasz firmę, tzn. że chcesz zarabiać duże pieniądze, a wiąże się to z rozpoznawalnością i Twoim wizerunkiem. Zastanów się chwile i czy rozpoznajesz poniższe logotypy:

Jak widzisz każdy z nich jest bardzo rozpoznawalny i jak tylko zobaczysz dane logo od razu wiesz jaka to firma. Tak samo jak nazwa powinna charakteryzować się prostotą, logo także powinno być proste, przejrzyste, unikalne, odróżniające się od konkurencji, pozytywne, spójne i zawierające maksymalnie 2-3 kolory. Ma to duże znaczenie przy wykorzystaniu go później na wydrukach (np. dokumentów firmowych, wizytówek, ulotek, czy na Twoich produktach).

Z czego składa się logo? Najczęściej jest to logotyp oraz sygnet, czasem dodatkowo znajduje się na nim hasło. Znacznie upraszczając: logotyp – napis, krój czcionki; sygnet – rysunek, znak graficzny; hasło – zdanie, motto. Jeśli nie jesteś grafikiem najlepiej zleć wykonania loga profesjonaliście. Profesjonalista zada Ci kilka pytań odnośnie prowadzonej działalności i przygotuje 1-2 (czasem więcej) wersji do wyboru. Wybierz kogoś z doświadczeniem, kto wie czym różni się logo od logotypu oraz dlaczego potrzebujesz sygnetu. Może wydaje Ci się, że nie warto wydawać pieniędzy na start w logo, natomiast raz wydane pieniądze zwrócą się z nawiązką przez lata. Zmiana loga (tzw. rebranding) może być bardzo kosztowna, gdy Twoja firma się rozwinie. Pomyśl o tym na samym początku, jednak jeżeli jest to dla Ciebie bardzo duży problem lub nie masz funduszy, żeby zlecić projekt, to na początek wystarczy jak Twoje logo będzie w formie tekstowej nazwy Twojej firmy lub skorzystasz np. z jakiegoś szablonu w Canva. Jest to ważny element firmy, ale ważniejsze jest zdecydowanie działanie i sprzedaż!

3. Własna firma, a rachunek firmowy

Warto na potrzeby firmy założyć odrębny rachunek bankowy, nawet jeśli to będzie jednoosobowa działalność gospodarcza. Z tego rachunku będziesz dokonywał przelewy do ZUS i Urzędu Skarbowego. Rachunek firmowy zostanie zgłoszony do tych instytucji i w pierwszej kolejności to po nim będą identyfikowane Twoje przelewy. Poza tym dobrze jest się zabezpieczyć w przypadku, gdy US wzywa Cię na kontrolę i chciałby sprawdzić przepływ na rachunku. W takim wypadku lepiej mieć tam klarowną sytuację. Ostatnia sprawa to budowanie historii przepływów na koncie, co później pozwala na uruchomienie firmowej linii kredytowej (taka linia ma ten plus, ze odsetki również w firmie są kosztem i warto z tego korzystać, jeśli już potrzebujesz dodatkowych środków na rozwój firmy).

Czym się kierować przy wyborze rachunku firmowego?

• czy przelewy do ZUS i US są za darmo
• czy dowolne inne przelewy są za darmo (zwłaszcza przy pomocy bankowości Internetowej)
• czy masz dostęp do bankowości Internetowej oraz mobilnej
• jakie są koszty za wypłatę z wszystkich bankomatów w całej Polsce
• czy są jakieś opłaty za prowadzenie rachunku (tutaj sprawa wygląda naprawdę bardzo różnie)
• czy są jakieś opłaty za kartę debetową
• czy masz możliwość płatności kartą przez Internet (to akurat jest dość istotne, jeśli będziesz prowadzić działalność głównie on-line)
• czy jest możliwość uruchomienia dodatkowych kont walutowych (wygodna opcja w przypadku rozliczeń zagranicznych, sam posiadam konta w dolarach i euro z opcją wymiany walut wewnątrz banku)

Osobiście polecam mBank, tym bardziej jak ma się konto prywatne. mBank ma bardzo fajnie rozwiązane możliwości uruchamiania dodatkowych kont, a to się bardzo przydaje jeśli stosuje się podział środków na inne konta, np. wg podziału T. Harva Ekera. Osobiście mam to trochę inaczej rozwiązane, ale opiszę to w oddzielnym artykule.

4. Rodzaj księgowości

W przypadku JDG masz do wyboru następujące możliwości:

• prowadzenie księgowości samodzielnie (nie polecam, chyba że zajmujesz się księgowością i tak poświęcasz czas na ciągle monitorowanie zmian – inaczej to po prostu strata czasu),
• zlecenie zewnętrznej firmie – koszt obsługi firmy wahają się w granicach 150-500 zł miesięcznie,
• skorzystanie z rozwiązania mieszanego samodzielnie i z księgowym – przez pierwsze 3 miesiące za darmo, a potem w formie abonamentu,
• skorzystanie z usług licencjonowanego Biura Rachunkowego ifirma.pl – od 80 zł miesięcznie

Sam korzystam z usług Biura Rachunkowego iFirma i w mojej ocenie był to bardzo trafny wybór 🙂 Po rejestracji i podpisaniu umowy z biurem otrzymujesz swojego obiekuna/księgową. Masz z nią ciągły kontakt mailowy i telefoniczny. Wielokrotnie korzystałem również z pomocy doradczej (co najdziwniejsze za darmo) przez telefon w przypadku mojej niewiedzy i pytań z zakresu księgowości, czy bezpośrednio dotyczące pewnych czynności związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, np. jak rozliczać samochód prywatny w firmie i czy warto wprowadzić taki samochód jako środek trwały do firmy.

Druga sprawa to reprezentowanie Ciebie przez biuro przed Urzędem Skarbowym i ZUS. Firma posiada nie tylko wykwalifikowanych księgowych, ale także dodatkowe ubezpieczenie OC. Jest to bardzo dobre zabezpieczenie. Dla mnie plusem w tym przypadku (o czym miałem możliwość się przekonać) było maksymalne wsparcie w momencie, gdy po roku działalności i rozliczeniu rocznym (swoją drogą rozliczenie również robiła moja księgowa z iFirmy) otrzymałem wezwanie do kontroli z Urzędu Skarbowego. Księgowa nie dość, że skontaktowała się z Panią z US, ponieważ byłem na urlopie i nie mogłem się stawić w wyznaczonym terminie, umówiła się że dostarczę odpowiednią dokumentację w późniejszym terminie, to jeszcze przygotowała dla mnie pełną dokumentację, którą dostarczyłem później do Urzędu Skarbowego.

Wszystko było oczywiście w porządku, natomiast gdybym nie miał takiego wsparcia, pewnie stresowałbym się jeszcze bardziej nie samą kontrolą, co faktem czy wszystkie niezbędne dokumenty skompletowałem i dostarczyłem do US. Kolejnym elementem na który zwróciłem uwagę, to rachunkowość przez Internet oraz w jaki sposób dostarczane są dokumenty kosztowe do Biura Rachunkowego. Przychody mogę księgować przy pomocy systemu iFirma z dowolnego miejsca na świecie używając przeglądarki internetowej. Faktury i inne dokumenty kosztowe przesyłam bezpośrednio po zalogowaniu w serwisie iFirma w odpowiednim miesiącu, w którym mają zostać zaksięgowane. Jest to nie tylko wygodne, ale także bardzo szybkie rozwiązanie. Nie muszę latać na pocztę z dokumentami, czy czekać na kuriera który odbierze dokumenty. Skanuję, wrzucam w serwisie i już.

Możesz skorzystać z mojej propozycji – w zakładce NARZĘDZIA znajdziesz listę kodów rabatowy, które dadzą Ci 50 zł zniżki w serwisie iFirma.

5. Sprzedaż i działanie z tym co masz

Sprzedaż w biznesie jest kluczem do przetrwania i rozwoju, a często się o tym zapomina m.in. w startupach, czy na początkowych etapach budowy biznesu. Bez sprzedaży wcześniej, czy później na 100% pojawią się problemy. Dlatego możesz nie mieć pięknego logo, czy strony internetowej, ale jak będzie sprzedaż, to masz podstawy do dalszego działania. Jeśli nie lubisz sprzedawać, to warto też ten element wcześniej przepracować i się tego nauczyć, bo bez tych umiejętności po prostu ciężko Ci będzie prowadzić i rozwijać biznes. Dlaczego tak się przy tym upieram? Ponieważ pieniądze z reguły jest dość łatwo pozyskać, a jeżeli nie wiesz jak sprzedawać, to kapitał szybko można roztrwonić. Bez sprzedaży nie ma pieniędzy, którymi później dalej możesz obracać. Można założyć, że jest to takie „powietrze” dla firmy, aby mogła funkcjonować 🙂

Druga sprawa to działanie z tym co masz. Zauważyłem, że nie tylko ja z wieloma rzeczami zwlekam, czekam na jakiś idealny moment do działania, który oczywiście nigdy nie nadejdzie! Kluczem do sukcesu jest działanie tu i teraz, bez czekania na to co będzie, czy szukania w nieskończoność jakiś cudownych technik, czy rozwiązań. Ludzie, którzy nie czekają na idealny moment, tylko działają, zawsze mają rezultaty. Lepiej jest małymi krokami wykonywać drobne czynności, niż raz na jakiś czas zrobić zryw i coś zadziałać. Budowanie biznesu to maraton, a nie sprint, dlatego działaj krok po kroku, dzień po dniu, nawet jeśli jest nieidealnie i wielu rzeczy brakuje. Tylko w ten sposób przybliżysz się do sukcesu!

6. Pułapka ciągłego rozwoju osobistego

Przedsiębiorcy z reguły lubią się rozwijać, zwłaszcza jak brakuje im pewności siebie, są na początku swojej drogi, uważają że nie są „wystarczająco dobrzy”, aby działać. Sam tak miałem, przez dobre kilka lat jak prowadziłem firmę po godzinach ciągle się szkoliłem, czytałem , czy słuchałem audiobooków. Więcej czasu poświęcałem na rozwój i szukanie „cudownego sposobu na zbudowanie bogactwa” 🙂 Niektórzy określają takie zachowanie jako „ćpanie wiedzy” i jest w tym dużo prawdy, bo zaczynamy się uzależniać od rozwoju, który bez działania niewiele nam da.

Zdradzę Ci sekret, jak do tego dojść! DZIAŁANIE! Rozwój jest ważny, ale nie może on zastępować działania, ponieważ na samym rozwoju nie zbudujesz firmy. Wystarczy, jak poświęcisz około 30 – 60 min dziennie na rozwój lub inspiracje (np. wykorzystując biografie ludzi sukcesu), a pozostały czas poświęcisz na działania związane ze sprzedażą i usprawnianiem procesów w firmie.

7. Wszystko jest procesem!

Tego długo nie rozumiałem, ponieważ jak zaczynałem sam całość schematów działań miałem w głowie i intuicyjnie wiedziałem co w danym momencie zrobić, a jak nie wiedziałem, to po prostu znajdowałem rozwiązanie. Natomiast w momencie rozwoju firmy i budowy zespołu pojawiły się schody, ponieważ oddając część swoich obowiązków innym konieczne było przelanie na papier schematu działania, który wcześniej nie był w żaden sposób usystematyzowany, spisany, czy nawet zweryfikowany pod kątem efektywności! Dlatego warto od samego początku tworzyć procesy i schematy jak poszczególne czynności w firmie powinny przebiegać oraz weryfikować, czy aby napewno taki sposób działania jest najbardziej efektywny, czy coś można poprawić, ponieważ rozwijając firmę i tak będziesz tego potrzebować. Warto jednak zająć się tym jak jesteś jeszcze sam, niż jak masz już zespół i pożary potrafią pojawiać się na każdym kroku, zwłaszcza jak nie ma procesów i każdy tą samą czynność jest w stanie wykonać inaczej!

Masz jakieś swoje przemyślenia w tym temacie lub lekcje, którymi chcesz się podzielić?